Concret, autoritățile au stabilit unele reguli generale succinte, însă restul depinde de organizarea internă a fiecărei firme.
În esență, vorbim de trei reguli principale pentru numerotarea actelor contabile, care sunt stabilite actualmente prin Ordinul Ministerului Finanțelor 2.634/2015.
Prima este că persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității contribuabilului trebuie să desemneze o persoană (sau chiar mai multe) care să se ocupe de alocarea și gestionarea numerelor actelor. Desemnarea persoanei responsabile se face prin decizie internă scrisă.
A doua regulă este că fiecare document financiar-contabil trebuie să aibă un număr de ordine sau o serie. Numărul sau seria trebuie să fie secvențial(ă) și stabilit(ă) de companie. Mai precis, la alocarea numerelor trebuie să se țină cont de structura organizatorică, gestiuni, puncte de lucru, sucursale și nu numai.
În fine, regula a treia este că entitățile trebuie să emită proceduri proprii de stabilire și/sau alocare a numerelor sau seriilor. Prin aceste proceduri trebuie să se menționeze, pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.
Referitor la arhivarea documentelor financiar-contabile în format tipărit, actul normativ stabilește că actele trebuie să fie grupate în dosare numerotate și șnuruite. Gruparea documentelor în dosare trebuie făcută cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea.
În cazul registrelor obligatorii de contabilitate, trebuie ținut cont că numerotarea paginilor registrelor se face în ordine crescătoare, iar volumele se numerotează în ordinea completării lor. Cele trei registre contabile obligatorii sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare, despre care am scris mai multe aici.
„Entităţile au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic”, este detaliat în ordinul de ministru.
Dacă evidența contabilă este ținută cu programe informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor legale de păstrare. Singura condiție este ca acestea să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile firmei sau la cererea inspectorilor fiscali. Totuși, arhivarea poate fi făcută și prin intermediul companiilor specializate și autorizate în acest sens.
